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Guía de actuación ante la sanción de la AEPD. Letradox Abogados.

La AEPD cuando recibe una denuncia o reclamación. Solicita los siguientes documentos que sería conveniente que se aportaran ante la AEPD. Con la finalidad de darle respuesta a la solicitud de información formulada por la Agencia.

1. Si la reclamación esta relacionada con la instalación de cámaras de videovigilancia:

• Se tiene que facilitar a la Agencia fotografías del cartel o carteles informativos en las que se posible apreciar tanto su ubicación como los datos mostrados.
• Copia de las comunicaciones informativas remitidas a los trabajadores para informales de la finalidad de la instalación de las cámaras.
• En el caso de que se haya encargado a un tercero la visualización y tratamiento de las imagines captadas por las cámaras, aportar copia del contrato suscrito.
• Marca y modelo de las cámaras y lugares donde están instaladas. De forma que se acredite las imágenes captadas por las cámaras.
• Indicación del plazo de conservación de la imágenes registradas. Medidas adoptadas para garantizar que solo personal autorizado accede a las grabaciones.
• Copia del registro de actividades del tratamiento en relación al tratamiento realizado.

2. Si la reclamación esta relacionada con la inclusión en un fichero de solvencia patrimonial:

• Documentos justificativos del requerimiento previo de pago y de su entrega a su destinatario o de su no rechazo.
• Documento justificativo de la exclusión de fichero de morosidad, en su caso.
• Contrato con el afectado.
• Documento acreditativo de la identidad del afectado solicitado en el momento de la contratación.
• Detalle de los datos del afectado que obran en sus sistemas y origen de los mismos.

3. Si la reclamación esta relacionada con la publicación de datos personales en internet:

• Datos de la cuenta utilizada para la publicación (correo electrónico, IPS, etc).
• Política de privacidad e información proporcionada al usuario a la que se refiere el art.13 RGPD.
• Documento justificativo del consentimiento del afectado para la publicación.
• Documento justificativo de la eliminación de la información, en su caso.
• Documento justificativo de la cancelación de los datos, en su caso.
• Documento justificativo de la corrección del error ( en casos de cruces de datos, por ejemplo).

4. Si la reclamación esta relacionada con publicidad y comunicaciones comerciales o promocionales:

• Documento acreditativo del consentimiento del afectado. Origen de los datos personales del afectado en sus sistemas y modo de obtención.
• Documento justificativo de la cancelación de datos personales para tratamiento con fines publicitarios, en su caso.

Una vez que haya aportado la documentación requerida, la agencia adopta:

• La decisión adoptada a propósito de esta reclamación.
• En el supuesto de ejercicio de derechos regulados del artículo 15 al 22 del RGPD, acreditación de la respuesta facilitada al reclamante.
• Informe sobre las causas que han motivado la incidencia que ha originado la presente reclamación.
• Informe sobre las medidas adoptadas para evitar que se produzcan incidencias similares, fecha de implantación de las mismas y controles efectuados para comprobar su eficacia.
• Cualquier otra que considere relevante.

En cuanto a la forma en la que podrá iniciarse el procedimiento dependerá del tipo de procedimiento.

Puede ser de oficio o a instancia de parte:

• Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD. En este caso, cuando se presentase ante la AEPD una reclamación. La agencia evalúa su admisibilidad a trámite.  Por tanto, debe tenerse en cuenta que no toda reclamación determina en el inicio automático del procedimiento.
• Cuando el procedimiento tenga por objeto la determinación de la posible existencia de una infracción de lo dispuesto en el RGPD y la normativa española de protección de datos. Se iniciará de oficio por la AEPD o por la reclamación interpuesta por el interesado.
• Por la comunicación a la AEPD por parte de la autoridad de control de otro Estado miembro de la UE de la reclamación formulada ante la agencia.


Plazos de resolución del procedimiento:

Los plazos en los que la AEPD deberá de dictar resolución vendrán determinados por el supuesto de hecho que haya motivado la incoación del procedimiento.

• En los supuestos en que el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de los artículos 15 a 22 del RGPD. El plazo para resolver el procedimiento será de seis meses. (A contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite).
• Cuando el procedimiento tenga por objeto la determinación de la posible existencia de una infracción de lo dispuesto en el RGPD. El procedimiento tendrá una duración máxima de nueve meses.
• En el caso de que la AEPD recibiese comunicación por parte de la autoridad de control de otro Estado miembro de la UE de la reclamación formulada ante la misma. El plazo será de nueve meses.

Efectos de la ausencia de resolución en el plazo legalmente establecido.

Si la AEPD no cumple con los plazos establecidos. La falta de resolución expresa dentro del plazo establecido. Conlleva a unas diferentes consecuencias:

• Se considera estimada la reclamación por la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD.
  En los procedimientos en los que la AEPD actué de oficio. Transcurridos nueve meses a contar desde la fecha del acuerdo de inicio. Se producirá su caducidad. Lo cual conlleva al archivo de actuaciones.

Las resoluciones de la agencia ponen fin a la vía administrativa. Ello significa que si una persona o entidad no esta conforme con la resolución. Puede recurrirla. Tiene dos vías:

• Recurso de Reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos
• Recurso contencioso-administrativo ante la Audiencia Nacional.

Estos dos recursos no son excluyentes entre ellos. Se puede interponer recurso de reposición. En el caso de que la resolución sea negativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo. También, cabría la opción de interponerlo directamente el recurso contencioso-administrativo. Por tanto, si queremos recurrir una resolución de la AEPD tenemos dos opciones.

Recurso de Reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos:

• El plazo para interponer el recurso de reposición es de un mes a contar desde que se notificase la resolución de la AEPD.
  Contra la resolución de este recurso solo se puede acudir a los Tribunales a través de la interposición de un recurso contencioso-administrativo.
• El plazo de la AEPD para contestar este recurso es de un mes.

Recurso contencioso-administrativo ante la Sala contencioso-administrativa de la Audiencia Nacional:

• El plazo para interponer el recurso contencioso administrativo es de dos meses a contar desde que se notifica la resolución de la AEPD.

En caso de que primero se interponga recurso de reposición ante el Director de la AEPD, el plazo para interponer el recurso contencioso ante la Audiencia Nacional será: dos meses desde que se dicte la resolución del recurso de reposición. Sin embargo, si la AEPD no resuelve el recurso de reposición. El plazo es de seis meses a contar desde que debiera haberse resuelto el recurso de reposición.