Abogados reclamación del CANAL DE DENUNCIAS
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Canal de denuncias obligatorio para empresas: cómo cumplir con la Ley 2/2023
El denominado canal de denuncias, denominado legalmente Sistema Interno de Información, se ha convertido en una de las principales obligaciones de compliance para determinadas empresas españolas.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligación de determinadas empresas de disponer de un Sistema Interno de Información que permita comunicar determinadas infracciones con garantías de confidencialidad y protección frente a represalias.
En LETRADOX Abogados asesoramos a empresas en el diseño, implantación y gestión jurídica de sus Sistemas Internos de Información.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?
En el sector privado, están obligadas, con carácter general, las personas físicas o jurídicas que tengan contratados 50 o más trabajadores. La obligación también alcanza a determinadas entidades con independencia del número de trabajadores cuando están incluidas en determinados sectores regulados.
¿Es suficiente con contratar un software?
No. Uno de los errores más habituales es confundir el canal tecnológico con el Sistema Interno de Información.
La Ley exige que el sistema esté diseñado, establecido y gestionado de forma que garantice, entre otras cuestiones, la confidencialidad de la identidad del informante, la protección de los datos personales, la seguridad de la información, la posibilidad de realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, el tratamiento efectivo de las comunicaciones y la protección frente a represalias.
Comprar una plataforma informática no significa automáticamente cumplir con la Ley 2/2023.
¿Quién debe gestionar el canal de denuncias?
La organización debe designar un Responsable del Sistema Interno de Información, que debe desempeñar sus funciones con independencia y autonomía.
La Ley permite además determinadas fórmulas de organización y, en determinadas circunstancias, compartir sistemas y recursos. En empresas de entre 50 y 249 trabajadores, por ejemplo, permite compartir el Sistema Interno de Información y los recursos destinados a la gestión y tramitación de las comunicaciones en los términos establecidos legalmente.
¿Puede un despacho de abogados gestionar un canal de denuncias?
La normativa contempla expresamente la posibilidad de que determinadas funciones relacionadas con la gestión del Sistema puedan ser externalizadas. Esto permite que una empresa cuente con asesoramiento jurídico especializado sin necesidad de crear internamente toda la estructura necesaria para gestionar las comunicaciones.
Para la empresa, puede suponer una solución más eficiente y especializada. Para el despacho, supone además la posibilidad de ofrecer un servicio jurídico recurrente, y no únicamente la elaboración inicial de documentos.
¿Qué debe incluir un servicio profesional?
- Análisis jurídico inicial: determinar si la empresa está obligada y cuál es el régimen aplicable.
- Diseño del Sistema: establecer estructura, responsables, canales y procedimientos.
- Reglamento y política interna: documentar las reglas de funcionamiento.
- Procedimiento de investigación: establecer cómo se reciben, analizan, investigan y resuelven las comunicaciones.
- Protección del informante: incorporar las garantías legales frente a represalias.
- Protección de datos: coordinar el Sistema con las obligaciones de privacidad.
- Formación: formar a las personas responsables y colectivos que deban conocer el funcionamiento.
- Gestión jurídica: asumir, cuando proceda, determinadas funciones de gestión e investigación.
¿Qué riesgos tiene una empresa que no cumple?
La Ley 2/2023 establece un régimen específico de infracciones y sanciones. Pero el riesgo para la empresa no se limita a una eventual sanción administrativa.
- Protección de datos.
- Investigaciones internas defectuosas.
- Pérdida de evidencias.
- Conflictos laborales.
- Responsabilidad de administradores.
- Incumplimiento de obligaciones de compliance.
Canal de denuncias y compliance empresarial
El Sistema Interno de Información puede integrarse dentro de un programa más amplio de cumplimiento normativo y coordinarse, según las características de la empresa, con el código ético, políticas anticorrupción, prevención del fraude, protección de datos, prevención del acoso, compliance penal y políticas internas de conducta.
¿Necesita su empresa un canal de denuncias?
Si su empresa tiene 50 o más trabajadores, conviene revisar si está obligada a disponer de un Sistema Interno de Información y si el sistema actualmente existente cumple todos los requisitos legales.
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